Políticas de uso del Repositorio Institucional del ISMMM

Conjunto de lineamientos generales que rigen el uso y depósito de recursos digitales en el repositorio institucional del Instituto Superior Minero Metalúrgico de Moa “Dr. Antonio Núñez Jiménez” (ISMMM).

(No tenemos manera de predecir con precisión qué tecnología será utilizada en el futuro por los investigadores. Por lo tanto, la apuesta más segura para preservar el registro digital de hoy en día para el beneficio de futuros investigadores, es utilizar un sistema abierto basado en estándares y software abiertos, básicamente tecnología abierta.)

El Repositorio Institucional del ISMMM, basado en la plataforma de software libre DSpace, es un servicio digital para favorecer la recogida, conservación y distribución de los recursos digitales relacionados con el aprendizaje, la enseñanza y la investigación; elaborados por sus miembros, bajo una política de Acceso Abierto.

Recursosdigitales: materiales derivados de la producción científica, académica o de cualquier otra naturaleza cultural, en formato digital, generada por los miembros de una institución.

Indice

Políticas de Metadatos

Políticas para la creación de comunidades y colecciones.

Políticas de Datos.

Políticas de Contenidos.

Políticas de Envíos.

Políticas de Preservación.

Políticas de Preservación Digital.

Políticas de Servicios.

Procedimientos de uso.

Actores.

Procedimientos para enviar.

Anexo 1. Repertorios léxicos.

Anexo 2. Lineamientos.

Objetivo

Operar un repositorio institucional de Acceso Abierto, confiable; para favorecer la recogida, conservación y distribución de los recursos digitales relacionados con el aprendizaje, la enseñanza y la investigación.

Políticas de Metadatos

Políticas para la creación de comunidades y colecciones

Política de Datos

Políticas de Contenido

  • El Repositorio alberga todo tipo de material académico - científico (previa transferencia de derechos de publicación y distribución) que cumpla con lo siguiente:

    • Pertenezca al ámbito de la investigación o de la divulgación propia de cada miembro.

    • Esté en formato digital.

    • Este en los idiomas: español, inglés o portugés, preferentemente.

    • Sea producido por el personal del ISMMM u otros.

Políticas de Envío o Depósitos

  • El repositorio se sustenta en un modelo distribuido de trabajo mediante el cual pueden existir diferentes vías de depósito:

  • Todo recurso digital científico, docente, de investigación o de trabajo generado por los profesionales del ISMMM debe ser depositado en el repositorio institucional.

  • Las personas autorizadas a aportar contenido al repositorio serán los profesores/investigadores a tiempo completo y parcial, estudiantes de alto rendimiento vinculados a grupos de investigación con un trabajo relevante, estudiantes de los años terminales y trabajadores con un trabajo investigativo reconocido. Solo serán reconocidas las direcciones electrónicas del LDAP del centro.

  • Para que el depósito de un recurso digital se concluya con éxito, el último paso es la inclusión de la licencia de distribución no exclusiva por la que el autor autoriza al ISMMM a archivar, difundir en abierto y preservar el trabajo en cuestión. Cuando se trata de los artículos, la mayor parte de las revistas permiten el depósito de pre-prints o de post-prints en repositorios abiertos y la base de datos SHERPA/ROMEO recoge las políticas de permisos de los editores de revistas científicas más importantes. Si la política de permisos de un editor en cuestión no se encontrase explicitada en estas bases de datos, se recomienda visitar la web del editor para buscar esta información. En el caso de los libros, es necesario visitar la web del editor para discernir su política de permisos para los depósitos en archivos abiertos.

  • En todos los casos corresponde al personal de la biblioteca las tareas de revisión de la descripción normalizada y publicación o veto del recurso digital. Solamente se vetarán aquellos que no cumplan con las condiciones mínimas establecidas en las políticas de contenidos mencionadas.

  • Los recursos digitales pueden ser depositados en cualquier momento y hacerse públicos de manera inmediata o diferida luego de la finalización del flujo de trabajo; o en el caso de artículos académicos en los cuáles el editor no aprueba las políticas de acceso abierto, de un período elegido por el autor denominado período de embargo. El embargo es un bloqueo temporal durante el cual el contenido de una obra se mantiene oculto e inaccesible; no así sus metadatos.

  • Los autores afirman ser los titulares de los derechos de autor de las obras depositadas y por tanto asumen toda responsabilidad ante infracciones de la ley de propiedad intelectual. El repositorio se compromete a quitar una obra de circulación ante una demanda de violación de derechos de propiedad intelectual. De ser necesario el autor puede subir una versión actualizada de una obra propia para usar como reemplazo o complemento de la previamente depositada.

  • La validación y autenticidad de los contenidos enviados al repositorio son de responsabilidad del depositante.

  • Cualquier violación a los derechos de autor será responsabilidad únicamente del autor/depositante.

  • El control de la calidad del contenido del recurso digital es únicamente responsabilidad de los autores que contribuyen al repositorio.

    Inicio

Políticas de Preservación

  • Los recursos digitales depositados serán almacenados por un tiempo prudencial (definir) puede ser indefinidamente.

  • El Repositorio Institucional ISMMM se compromete a asegurar la continua accesibilidad y legibilidad de los recursos digitales depositados.

  • Las razones para retirar un documento del repositorio incluyen:

    • Reglas del editor de una Revista.

    • Pruebas de violación de derechos de autor o plagio.

    • Requerimientos legales y pruebas de violación.

    • Seguridad Nacional.

    • Investigación falsificada.

Política de preservación digital

  • El propósito fundamental del repositorio ISMMM es asegurar la accesibilidad, legibilidad y preservación digital a tiempo indefinido de todos los recursos digitales que alberga. Para poder cumplir con esta misión el autor le concede al repositorio en la licencia de depósito permiso expreso para transformar la obra.

  • Dentro de las tareas regulares que se cumplen en el repositorio se pueden mencionar:

    • Backups periódicos.

    • Vigilancia y conversión de formatos de archivo.

    • Actualización del software que sustenta al repositorio.

    • Comprobaciones periódicas de la integridad de los archivos para asegurar que el recurso digitale no ha sufrido alteraciones.

    • Comprobaciones periódicas de la accesibilidad del recurso digital (verificación de privacidad de embargados).

    • Inclusión de una URL persistente Handle.net para la identificación y localización inequívoca del recurso digital.

Política de servicios

  • El ISMMM pone a disposición de su comunidad servicios para promover un uso fácil y eficiente del repositorio y se encarga de:

    • Coordinar las iniciativas del repositorio.

    • Ofrecer servicios de consultas y apoyo técnico sobre el funcionamiento cotidiano del repositorio.

    • Organizar talleres de formación, divulgación, retroalimentación y promoción sobre el funcionamiento del repositorio y variadas temáticas relativas al acceso abierto.

    • Crear informes, manuales, material divulgativo, estrategias de comunicación y promoción.

    • Fomentar el intercambio de conocimientos e información mediante nuevos canales de comunicación.

    • Facilitar información en cuestiones de derechos de autor en el marco del repositorio.

    • Mantener el servicio en línea los 365 días al año.

Servicios para usuarios:

  • Acceso público a contenidos desde el portal a partir de búsqueda y navegación, documentos destacados y listado de últimos recursos agregados.

  • Suscripción a contenidos de colecciones por email y canales de noticias RSS.

  • Exposición de procedimientos internos a partir de recursos disponibles en el repositorio y de páginas complementarias: instructivos, manuales, preguntas frecuentes, ayuda, entre otros.

  • Soporte a usuarios: a partir de vías tradicionales, email y foros.

Servicios para autores:

  • Asesoría en cuestiones de políticas de autoarchivo de las editoriales.

  • Participación en talleres sobre acceso abierto.

Servicios para repositorios:

Procedimientos de uso del Repositorio Institucional del ISMMM Nínive

El repositorio institucional se estructura de forma jerárquica (Figura 1), considerando lo siguiente:

  1. Una comunidad es el nivel superior dentro de un repositorio y puede tener tantas subcomunidades o colecciones subordinadas como se requieran.

  2. Subcomunidad: Es el nivel intermedio, se subordinan a una comunidad y pueden existir o no en dependencia de la estructura asumida. Pueden tener tantas subcomunidades y colecciones como se necesiten.

  3. Colección: Es el nivel donde están depositados los documentos relacionados con la colección. Las colecciones pueden estar subordinadas a una Subcomunidad o directamente a una comunidad.

El repositorio Nínive se organiza siguiendo la estructura académica y científica de la universidad y del Ministerio de Educación Superior (MES), por facultades.

De esta forma dentro de una comunidad de facultad; ejemplo: “Facultad de Ciencias Económicas”, se crean subcomunidades por departamentos o centros de investigación. Por ejemplo Subcomunidad “CEP-LabTE”. Y dentro de las subcomunidades las colecciones más usuales que se nombrarán: “tipo de colección-nombre de la subcomunidad”. Ejemplo:

  • Artículos-CEP-LabTE

  • Libros-CEP-LabTE

  • Tesis-CEP-LabTE

  • Registros y Patentes-CEP-LabTE

  • Aplicaciones Informáticas-CEP-LabTE

  • Folletos y Materiales-CEP-LabTE

Y así sucesivamente en cada subcomunidad. Se busca con esta distribución facilitar el acceso a la información por los usuarios finales según su profesión y la sindicación a los contenidos de su preferencia.




Las colecciones más usuales son:

  • Artículos

  • Libros

  • Folletos y Materiales

  • Tesis

  • Registros y Patentes

  • Conferencias y Eventos

  • Objetos de Aprendizaje

  • Aplicaciones Informáticas

En el caso de las tesis se activa el metadato dc.contibutor.advisor, para incluir a los tutores; y en la descripción se incluye el tipo de tesis: grado, diplomado, maestría o doctorado.

Actores

Rol de los actores que intervienen en la creación de Repositorio Nínive

La determinación del papel que cada actor involucrado debe desempeñar es fundamental para el éxito de la gestión de información y conocimientos desde el repositorio. A continuación se especifica las tareas y responsabilidades de los principales actores.

Un servicio de información es esta parte de un sistema de información que sirve datos / conocimiento / información a los clientes y los recopila de sus colaboradores, para administrarlos y almacenarlos mediante el uso opcional de administradores.

Un sistema de información (SI) es un sistema organizado para la recopilación, organización, almacenamiento y comunicación de información. Más específicamente, es el estudio de redes complementarias que personas y organizaciones utilizan para recopilar, filtrar, procesar, crear y distribuir datos.

Los actores que incidirán sobre el Repositorio se dividirán en tres grupos.

  • Grupo de Operaciones (Servicios de Información).

  • Grupo Técnico (Sistemas de Información).

  • Grupo de apoyo.




  1. Coordinador/a del Repositorio Institucional Nínive: Es responsable de todas las acciones del Repositorio Institucional; en la política aprobada se nombra coordinador/a al Jefe del Laboratorio de Tecnología Educativa.

  2. Grupo de operaciones: encargado de los servicios de información. Como jefe se nombra a:

    Coordinador/a y responsable del repositorio por cada área administrativa de la universidad, administradores de las subcomunidades: son bibliotecarios o gestores de información que coordinan las acciones con las mismas para la entrega a la biblioteca de las colecciones preexistentes (aquellos documentos que son previos a la implementación del repositorio).

    Ejercen como mediadores para la subida de los documentos existentes en la primera etapa de implementación del repositorio Nínive.

    Revisor/a de los metadatos: Son bibliotecarios o gestores de información, que pueden coincidir con los coordinadores, que examinan la normalización y calidad de los metadatos introducidos y permite la entrada de los documentos al repositorio.

  3. Grupo Técnico: encargado de los sistemas de información. Como jefe se nombra a:

    Administradores del repositorio.

    Responsables de instalar la plataforma Dspace y la migración de los contenido a nuevas versiones que emanen del desarrollo de dicha plataforma y también de su mantenimiento.

    Asimismo realizará copias de toda la información contenida en el repositorio.

    Creará grupos de discusión para dar respuesta a las dudas sobre el proceso de autoarchivo, gestión de los metadatos y otros relacionados con el repositorio.

    Configurará formularios de envío de elementos y flujos de trabajo para colecciones.

  4. Grupo de Apoyo:

    Coordinador/a: Responsable de entregar las colecciones de documentos preexistentes a la Biblioteca en la primera etapa de desarrollo del repositorio, cuando se estará aplicando el archivo mediado. Es nombrado por el directivo del área y pueden ser los coordinadores de carrera, vicedecanos docentes, coordinadores de doctorados, maestrías, diplomados u otras personas designadas.

    Autores: Son responsables de realizar el autoarchivo de su producción científica y de asignar los metadatos con la calidad requerida.

    Asesor jurídico: Persona encargada de brindar asesoría relacionada con aspectos legales como el derecho de autor y otros aspectos que sean necesarios, también de tramitar la aprobación de la política del repositorio para ser aprobada por el Rector.

Procedimientos para enviar recursos digitales.




Primera fase: Archivo mediado

Etapa I: Recolección de las colecciones preexistentes o solicitud de archivo mediado.

Pasos:

  1. Designación de los bibliotecarios responsables de cada área de conocimiento.

  2. Recolección de los documentos en cada facultad, departamento, centro de estudio o tribunal de defensas de maestría, especialidad y diplomado o entrega de los documentos a las bibliotecas por parte de los responsables en cada área de conocimiento o a título personal.

Etapa II: Archivo mediado (lo desarrollan los bibliotecarios).

Pasos:

  1. Selección de la comunidad, subcomunidad y colección a la que se subirá el recurso digital.

  2. Asignación de los metadatos (Ver lineamientos en Anexo 2).

  1. Se adjunta el/los ficheros correspondientes.

  2. Se revisan los datos del envío.

  3. Envío para revisión.

Etapa III. Publicación del documento en Nínive

Pasos:

  1. Seleccionar tareas para su revisión.

  1. Revisar calidad de los metadatos (Anexo 1 y 2).

  2. Aprobar el envío, y se publicaría en el repositorio Ninive, o se rechazaría, comentando las causas al autor.

Segunda fase: Autoarchivo

Para depositar un documento es necesario ser docente, trabajador, investigador o estudiante del ISMMM, estar registrado como usuario de la RedISMMM y disponer de la autorización correspondiente para realizar un envío. Por defecto, sólo tendrá permiso de lectura.

Etapa I: Autoarchivo

Pasos:

  1. Selección de la comunidad, subcomunidad y colección a la que se subirá el documento.

  2. Descripción del documento (asignación de metadatos) (Ver lineamientos en Anexo 2).

  3. Adjuntar el fichero o ficheros correspondientes.

  4. Revisar los datos del envío.

  5. Aceptar la licencia de distribución.

Etapa II. Publicación del documento en Ninive.

Pasos:

  1. Selección de la tarea por el revisor.

  2. Revisión de la calidad de los metadatos (Ver Anexo 1 y 2).

  3. Aprobar el envío, y se publicaría en el repositorio Ninive, o se rechazaría, comentando las causas al autor.

Anexo 1

Repertorios léxicos que se utilizarán para el control de términos de indización.

Geología y Minería

  • Tesauro de Geología. Consejo Superior de Investigaciones Científicas de Madrid, 2001. Vocabulario que procede de la literatura científica geológica en español, su finalidad es estructurar la terminología utilizada en la disciplina de la Geología como instrumento de control del vocabulario, su difusión y utilización ayudará a realizar búsquedas bibliográficas y mejorar la indización de los documentos que se introduzcan.

Multidisciplinario

  • Tesauro de la UNESCO. Es una lista controlada y estructurada de términos para el análisis temático y la búsqueda de documentos y publicaciones en los campos de la educación, cultura, ciencias naturales, ciencias sociales y humanas, comunicación e información.

  • EuroVoc, tesauro multilingüe y multidisciplinario que abarca la terminología de los ámbitos de actividad de la Unión Europea.

Medio Ambiente

  • Tesauro de ingeniería sanitaria y ambiental. 17a. Edición, Mayo 2004. Organización Mundial de la Salud, Organización Panamericana de la Salud. Presenta descriptores por temas o campos semánticos, tomando como base el esquema de clasificación utilizado por la REPIDISCA. Compila 2015 descriptores y 1229 no descriptores de ingeniería sanitaria y ambiental y temas afines.

Ciencias de la Información

  • Tesauro DOCUTES: Elaborado por el Departamento de Bibliotecología y Documentación de la Universidad de León, España. Concebido como un tesauro especializado en documentación, con 2196 términos de los cuales 1612 son descriptores y 584 no descriptores.

Anexo 2

Lineamientos para nombre y apellidos.

  • En la etiqueta autor debe incluir nombres y dos apellidos, si es la primera vez que sube un recurso digital. Si ya ha realizado esta operación con anterioridad, seleccionará su nombre de la lista controlada del repositorio dando clic en el botón: “Lookup & Add”; lo que permitirá realizar el control de autoridades, de esta forma se estandariza la entrada de autores al sistema y se garantiza la recuperación de todos los trabajos de cada autor.

Lineamientos para nombres de recursos digitales.

  • Los depositantes deben garantizar una correcta nomenclatura del recurso digital.

  • El nombre completo del archivo no debe tener espacios.

  • Los espacios deben ser reemplazados con guiones (-).

  • No puede haber otros caracteres especiales de formato como () # / etc …

  • Se sugiere: apellidosdelautor-primerapalabradeltítulo-año.extensión.

Lineamientos para palabras claves.

Lineamientos para los resúmenes.

  • Para el caso de las tesis y artículos de las ciencias técnicas se realizarán resúmenes de tipo informativo en los cuales en su estructura no deberá faltar: objetivos del trabajo, métodos utilizados, resultados y conclusiones. Deberá oscilar entre las 200 y 250 palabras.

  • Se redactarán en 3ra persona, voz activa y tiempo presente.

  • Se evitará copiar frases textuales del texto y repetir el título del trabajo al iniciar el resumen.

  • Evitar las enumeraciones.

  • Evitar el personalismo.

  • Para el caso de las ciencias humanísticas se realizarán resúmenes de tipo indicativos en los cuales se refleje de forma breve y exacta el contenido del trabajo, sin faltar en su estructura la información relativa a objetivos y métodos. Deberá oscilar entre las 50 a 100 palabras.

    En el caso de imágenes.

  • Se referirá de forma objetiva lo que está representado en la imagen con una lectura descriptiva de lo que se ve, de la forma más objetiva posible, caracterizando todos los elementos que se visualizan: objetos, personas, lugares, figuras, fenómenos; de manera que quede asegurada su identificación al nivel más detallado posible y esto permita discriminar imágenes diferentes que representen el mismo tema.

  • Se realizará un resumen de tipo indicativo que defina en pocas frases de qué trata la imagen.

Lineamientos para el control de las autoridades y la descripción del contenido.

1Nombres propios, de accidentes geográficos, marcas, instituciones, países, entre otros.